效率是以正確的方式做事 (Do the thing right)，而效能則是做正確的事 (Do the right thing)。如果定義好的問題，就能以最少的投入，得到最大的產出。很多時候我們往往只是匆促的草草定義問題，然後直接跳到解決方案。經常忽略分析步驟與問題的細節，造成不必要的資源浪費。
有時候我們只要透過簡單的問題分析與解決三個步驟就可以讓自己事半功倍。
步驟1 定義問題
一個完整的問題定義由幾個不同的問題：
我們想要透過這堂課達到什麼目的或是解決什麼問題?
這個課題，什麼是你覺得最棘手難處理的？為什麼?
什麼時候發生的？發生的時間有多久？ 發生的頻率有多高?
在哪發生的？
這個問題會影響那單位與關係利害人?
透過這五個簡單的問題，可以讓你獲取更多針對人、事、時、地、物的特定細節，讓你可以對問題有更全面的定義。
步驟2 分析問題
因果思維與批判性思維才能找到問題的關鍵根本原因。許多人因為對問題的分析不足，常常造成資源的浪費，有時候多問更多「為什麼」問題，學習如何進一步挖掘，可以協助我們從一個單點思維擴展為多維度思維，讓你可以更充分理解問題的細節，因為魔鬼往往就藏在細節裡。
步驟3 解決問題
解決方案可以分為短期和長期兩種。一般來說，有時候並不是每個原因都需要被解決。也許多數人認為10種原因需要10種解決方案，基本這是一種認知錯誤。因為有的時候，原因是有時間性或順序性，我們必須先找到影響問題的最大關鍵原因，才能有效對症下藥。
所以首先我們應該是要建立解決問題的基礎文化，忽略這些基礎會侵蝕批判性思維，讓我們變成只會說YES不會思考的職場工作者。也許你現在遇到的問題很複雜，但透過三個簡單簡單的步驟式思考，可以讓我們更客觀地解釋發生了什麼以及為什麼發生。問題對了，答案基本就對了一半，剩下的只是反覆的透過行動驗證與修正。
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